Leistungserfassung

Alle Daten werden anhand von Barcodes erfasst. Diese werden den Mitarbeitern zur Mitnahme in Form von Listen zur Verfügung gestellt oder beim Erstellen der Auftragspapiere ausgedruckt. Die Barcodes können auch in Gebäuden oder an Maschinen angebracht werden.

Die Mitarbeiter scannen die Barcodes vor Ort mit mobilen Erfassungsgeräten. Es stehen ein Miniscanner, ein Kolonnenscanner und eine App zur Auswahl.

Alle Personalzeiten (Kommen, Gehen, Pause), Aufträge, Tätigkeiten und der Einsatz von Maschinen und Fahrzeugen können über die Handgeräte gebucht werden. Erfolgreiches Lesen wird akustisch quittiert.

Mit der Buchungs-App können die Mitarbeiter alle Auftragsbearbeitungszeiten, Personalzeiten und Kostenstellenwechsel buchen auch wenn kein Netz verfügbar ist (offline). In diesem Fall werden die Buchungen lokal auf dem Smartphone gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt gesendet. Die Kamera funktioniert als Barcode Scanner, mit dem die mitgeführten Belege erfasst werden. Mit einem einzigen Buchungsgerät (Smartphone, Tablet) mit App werden die Zeiten für mehrere Mitarbeiter erfasst. Die Mitarbeiter vor Ort senden mit der App nicht nur ihre Buchungen an das Zeitwirtschaftssystem. Sie erhalten auch von dort aktuelle Informationen über die zu bearbeitenden Aufträge.

• Für die Grünpflege können Barcodes wie „Bäume schneiden“, „Mähen“ und „Gießen“ genutzt werden.
  
• Zur Straßenunterhaltung sind Tätigkeiten wie „Schlaglöcher asphaltieren“, „Einlaufschächte reinigen“ und „Verkehrsschilder anbringen“ buchbar.
  
• Über einen Barcode können auch pauschal alle Leistungszeiten für eine Haushaltsstelle erfasst werden, zum Beispiel für die „Grünpflege im Kreisverkehr vor dem Rathaus“.
  
• Mit dem Einzelauftrags-Barcode „Umbauarbeiten für Gebäude XY“ sind sämtliche Leistungszeiten, Tätigkeiten, Maschinenzeiten und Fahrleistungen buchbar.
  

Über das Smartphone oder Tablet werden die Aufträge als Auflistung dargestellt; eine bedienerfreundliche Auswahl ist mit intelligenten Suchfunktionen möglich.
Jeder Bauhofmitarbeiter erfasst für sich zu Beginn eines Auftrages die Art der Leistung und die Kostenstelle.
Er kann über hinterlegte Textbausteine oder Nummern die Tätigkeiten (z.B. Unterhaltung Straßen), die Untertätigkeit (z.B. Straßenreinigung, Bewirtschaftung) sowie die Ortsangabe (z.B. in der Kernstadt, in Teilort) aufrufen.
Mit Beginn des neuen Auftrags wird der „alte“, vorhergehende Auftrag automatisch durch AIDA beendet.

Die Smartphones werden tagsüber offline genutzt, um Datenvolumen und damit Kosten zu sparen.
Der Datenaustausch Smartphone-Buchungen mit dem AIDA-System erfolgt nach Rückkehr in den Bauhof über das betriebseigene WLAN-Netz.

Somit fallen keine Gebühren für die Datenverbindung an. Durch die Kombination von Personal- und Auftragszeiterfassung im selben System sind nun die Mitarbeiterzeiten direkt den Produktaufträgen zugeordnet. Zuschlagszeiten werden hierbei automatisiert ermittelt.